„`html
Cash flow vs wynik
Gdzie jest moja kasa?
Odcinek 7: NKUP-y w firmie
Pieniądze wyszły z konta, faktura jest, zakup wydaje się firmowy… a podatek wcale nie spada.
„Skoro zapłaciłem z firmowego konta i mam fakturę, to dlaczego to nie obniżyło podatku?”
Nie każdy wydatek firmy jest kosztem podatkowym.
To jeden z tych tematów, który potrafi bardzo zdziwić właściciela firmy. Bo z perspektywy przedsiębiorcy sprawa wygląda prosto: kupiłem coś do firmy, zapłaciłem, mam fakturę, więc powinno być w kosztach.
Tymczasem z punktu widzenia podatków nie każdy wydatek, który faktycznie został poniesiony, obniża dochód do opodatkowania. I właśnie tutaj pojawiają się NKUP-y.
Co to są NKUP-y?
NKUP to skrót od: koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu.
Czyli takie wydatki, które firma poniosła, ale które nie obniżają podstawy opodatkowania.
Dlaczego właściciel firmy tego nie widzi?
Bo w wielu firmach księgowość nie wysyła właścicielowi comiesięcznej listy NKUP.
Dokument jest po prostu księgowany zgodnie z oceną księgowości. Jeśli koszt wygląda na niepodatkowy, prywatny, reprezentacyjny albo niejasny — może zostać ujęty jako NKUP. A przedsiębiorca często nawet o tym nie wie.
👉 Problem nie zawsze wychodzi od razu. Często dopiero przy podatku pojawia się pytanie: „Dlaczego jest tak wysoko, skoro tyle wydaliśmy?”.
Najbardziej oczywiste NKUP-y
Są koszty, które zwykle nie budzą większych wątpliwości. Przedsiębiorca najczęściej rozumie, że nie obniżą podatku.
👉 Ale największy problem w praktyce często nie dotyczy oczywistych NKUP. Dotyczy kosztów, które mogłyby być podatkowe, gdyby księgowość znała ich biznesowy kontekst.
Reprezentacja — czyli temat, który często budzi emocje
Wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów podatkowych. W praktyce chodzi o takie wydatki, których celem jest budowanie wizerunku, prestiżu, okazałości albo szczególnego charakteru firmy na zewnątrz.
Najczęściej problem pojawia się przy wydatkach związanych ze spotkaniami, prezentami, alkoholem, eventami i relacjami z klientami.
Uwaga: nie każde spotkanie z klientem, kawa czy drobny poczęstunek automatycznie są reprezentacją. Kluczowy jest cel wydatku, jego charakter i możliwość pokazania związku z działalnością firmy.
Największy błąd
„Mam fakturę, więc to na pewno jest koszt.”
Nie zawsze. Faktura potwierdza zakup, ale nie wyjaśnia celu biznesowego. A bez celu biznesowego księgowość może mieć wątpliwość, czy wydatek faktycznie powinien obniżać podatek.
Księgowość widzi fakturę. Nie widzi Twojego celu biznesowego.
To jest bardzo częsty problem w małych i średnich firmach.
Ty wiesz, że kupujesz wyposażenie na event, rekwizyty do sesji zdjęciowej albo element aranżacji showroomu. Księgowość widzi natomiast tylko nazwę na fakturze.
A nazwa na fakturze często nie mówi całej historii.
Przykład: event, targi albo showroom
Załóżmy, że organizujesz event dla klientów albo przygotowujesz stoisko targowe. Kupujesz elementy wyposażenia, które mają sens w Twoim projekcie.
NA FAKTURZE
„Krzesło dziecięce”
„Home Decor”
„Dekoracje wnętrz”
TY WIESZ
To wyposażenie strefy dla dzieci, element stoiska targowego albo aranżacja showroomu.
KSIĘGOWOŚĆ WIDZI
Zakup, który może wyglądać jak wyposażenie domu albo prywatny wydatek.
👉 I wtedy koszt może trafić do NKUP nie dlatego, że faktycznie nim jest, tylko dlatego, że zabrakło wyjaśnienia.
Jakie koszty często wymagają dodatkowego opisu?
Nie chodzi o to, żeby bać się każdego nietypowego zakupu. Chodzi o to, żeby jasno pokazać jego biznesowy sens.
rekwizyty do sesji zdjęciowych
wyposażenie eventów
elementy aranżacji biura
nietypowe materiały marketingowe
gadżety i prezenty dla klientów
Im mniej oczywista nazwa na fakturze, tym ważniejszy opis. Księgowość nie musi znać Twojej kampanii marketingowej, planu targów, eventu ani koncepcji showroomu.
Jaki raport warto mieć przy NKUP?
Poproś księgowość o proste miesięczne zestawienie NKUP. To nie musi być rozbudowany raport. Ważne, żeby właściciel firmy wiedział, które koszty nie obniżają podatku i dlaczego.
Kontrola finansowa
Co warto mierzyć przy NKUP?
Ile kosztów w danym miesiącu nie obniżyło podatku.
Pokazuje, czy problem jest marginalny, czy zaczyna wpływać na podatki.
Pozwala szybko sprawdzić, czy są tam koszty wymagające wyjaśnienia.
Na przykład: samochody, reprezentacja, prywatne, nieopisane, inne.
Pokazuje, ile kosztów można było poprawnie zakwalifikować dzięki opisowi.
Pomaga zrozumieć, dlaczego podatek jest wyższy niż intuicyjnie wynika z kosztów.
Co możesz zrobić jako właściciel firmy?
Dobra zasada brzmi: jeżeli koszt wygląda nietypowo, niech nie trafia automatycznie do NKUP. Najpierw warto zapytać: „po co ten zakup był zrobiony?”.
Prosty proces
Jak zapobiegać niepotrzebnym NKUP?
Przy nietypowym zakupie dodaj krótki opis: do jakiego projektu, eventu, sesji albo przestrzeni firmowej dotyczy zakup.
Ustal, że księgowość pyta o koszty, które wyglądają prywatnie, reprezentacyjnie albo nietypowo.
Nie czekaj do końca roku. Sprawdzaj listę NKUP na bieżąco.
Nie analizuj każdej złotówki. Zacznij od największych i najbardziej niejasnych kwot.
Przykłady opisów
Co dopisać do faktury?
„Krzesła dziecięce”
Zakup wyposażenia strefy dziecięcej podczas eventu firmowego dla klientów.
„Home Decor”
Elementy aranżacji showroomu wykorzystywanego do prezentacji produktów klientom.
„Dekoracje wnętrz”
Rekwizyty zakupione do sesji zdjęciowej produktów na potrzeby kampanii marketingowej.
„Rośliny, wazony, stoliki”
Elementy wyposażenia i odświeżenia przestrzeni biurowej dostępnej dla klientów i kontrahentów.
Wniosek
NKUP-y to nie tylko podatki. To także komunikacja i kontrola finansowa.
Czasami koszt trafia do NKUP, bo faktycznie nie powinien obniżać podatku. Ale czasami trafia tam dlatego, że księgowość nie dostała informacji, do czego wydatek był potrzebny.
Dlatego warto wdrożyć prostą zasadę: księgowość nie powinna zgadywać, a przedsiębiorca nie powinien zakładać, że ktoś domyśli się celu zakupu.
Ważna informacja
Treści publikowane na blogu mają charakter edukacyjny i biznesowy. Nie stanowią indywidualnej porady podatkowej, prawnej ani księgowej. Sposób kwalifikacji kosztów, w tym kosztów reprezentacji, reklamy, marketingu, wyposażenia i wydatków mieszanych, może zależeć od konkretnej sytuacji, dokumentacji, polityki rachunkowości firmy oraz aktualnych przepisów podatkowych.
Gola Finance Lab
Chcesz sprawdzić, czy w Twojej firmie koszty trafiają do NKUP bez wyjaśnienia?
Pomagam właścicielom firm uporządkować raporty, koszty, cash flow i komunikację z księgowością tak, żeby liczby były zrozumiałe i przydatne w zarządzaniu.
Finansowe wsparcie dla właścicieli firm, którzy chcą podejmować spokojniejsze, bardziej świadome decyzje biznesowe.
Współpraca
Online — cała Polska
Hybrydowo — Warszawa i okolice
Poniedziałek–Piątek
9:00 — 16:00
Menu
„`
Gola Finance LAB 
Dodaj komentarz